SharePoint долго был удобной точкой сборки для документов, файлов и внутренних порталов. Но компаниям применять платформу всё сложнее: еще в 2024 году Microsoft уведомила российских пользователей о приостановке доступа, оплата зарубежных подписок превратилась в квест, а поддержка работает через раз. Поэтому бизнес ищет альтернативы SharePoint, которые закроют не только документооборот, но и, например, работу с товарным контентом.
В статье рассказываем о тех задачах, где хорош SharePoint, где у него есть пробелы и какие системы управления контентом стоит рассмотреть взамен, если у вас в компании много карточек товаров, фото, видео и описаний.
Почему вообще нужна замена SharePoint
Если в компании небольшой архив файлов и пара отделов, SharePoint может закрывать базовые задачи: хранить документы, презентации, вести простой интранет. Но ежедневный рост объёма контента и количества каналов продаж и версий карточек заставляет искать более совершенную систему.
С чем обычно сталкиваются команды:
- Поиск работает только по названию файла, без тегов и метаданных, карточку товара или нужное фото приходится искать вручную.
- Просмотр изображений и видео ограничен, сложно быстро оценить, какая версия актуальна.
- Передать файлы подрядчикам и агентствам за пределами компании непросто, приходится пользоваться Яндекс.Диском.
- Мало автоматизации: массовый ресайз изображений, тегирование, синхронизация карточек с торговыми площадками либо отсутствуют, либо требуют доработок.
Такие ограничения заставляют тратить лишние часы и разбираться с ошибками в отделах e-commerce, контента, маркетинга и бренд-менеджмента. Они регулярно работают с текстами, фото и видео, а карточки товаров постоянно нужно синхронизировать сразу с несколькими каналами.
Что учитывать при выборе системы управления контентом
Прежде чем выбирать альтернативу, стоит понять, какие задачи новая платформа должна закрывать в первую очередь:
- Работа с товарным и медиаконтентом. Нужны ли полноценные каталоги продуктов: карточки, атрибуты, изображения и видео, которые можно фильтровать по десяткам параметров.
- Массовая обработка изображений, ресайз под разные площадки, готовые шаблоны описаний. Это экономит время команды и снижает число ошибок при масштабировании.
- Интеграции. Должна ли система подключаться к CMS, ERP, маркетплейсам и другим инструментам компании, например, через API или коннекторы.
- Права доступа. Гибкая настройка ролей: кто редактирует контент, кто только просматривает, как открыть доступ подрядчикам.
- Масштабируемость. Планируется ли рост объёма данных и числа пользователей.
Для e-commerce и FMCG критично важны каталоги продуктов: цифровые карточки с изображениями, видео и описаниями, которые нужно готовить сразу под несколько торговых площадок. Для этого, очевидно, нужны массовая обработка изображений, автоматический ресайз под требования площадок, SEO-оптимизация текстов и синхронизация обновлений.
7 аналогов SharePoint для работы с контентом
Marketprovider
Marketprovider — PIM-система для управления товарной информацией, в которую встроены интеграции с торговыми площадками и инструменты уровня DAM-системы: хранение и организация медиафайлов, автоматическая обработка изображений, гибкие права доступа.
Возможности:
- Единая база карточек товаров с атрибутами, изображениями, видео и описаниями вместо разрозненных папок и таблиц.
- Массовая обработка изображений: ресайз, замена фона, приведение к требованиям маркетплейса.
- SEO-оптимизация карточек под требования разных каналов, ИИ-генерация контента.
- Синхронизация контента сразу с несколькими торговыми площадками.
- Гостевой доступ для агентств и подрядчиков с настройкой прав по проектам.
Такой набор инструментов особенно пригодится командам из FMCG и e-commerce, где карточку товара публикуют и обновляют сразу в нескольких каналах.
Marketprovider закрывает и роль DAM-системы, и роль PIM в одной платформе. Не нужно держать отдельное хранилище для медиафайлов и отдельную систему для товарных атрибутов. Команда работает в едином интерфейсе, а изменения сразу отражаются во всех связанных карточках и каналах.
Comindware Platform
Low-code платформа для автоматизации бизнес-процессов на графовой базе данных ElasticData. Настраивать и менять процессы можно без программирования, а для более сложных сценариев есть возможность писать код.
Поддерживается стандарт BPMN 2.0, есть веб-версия и мобильное приложение. Подходит компаниям, которым важно быстро адаптировать рабочие сценарии под меняющиеся задачи бизнеса.
iSpace
BPM/ECM-система с открытым исходным кодом от интегратора Conteq. В основе iSpace опыт более сотни проектов миграции именно с SharePoint, поэтому платформа хорошо знает, какие сценарии важно сохранить при переходе.
Есть управление документами и знаниями, гибкая настройка полномочий по характеристикам объектов и понятный интерфейс без требований к программированию. Подходит и небольшим компаниям, и крупным организациям.
Битрикс24
Универсальная платформа с CRM, управлением проектами и внутренним порталом. Хороший вариант, чтобы быстро закрыть базовые задачи документооборота и коммуникации внутри команды. Для работы с большими каталогами товаров и медиаконтентом инструментов в ней меньше, чем у специализированных решений.
Vaulterix
Защищённый файлообменник со встроенным офисным пакетом вроде Word, Excel, PowerPoint. Разработчики сделали акцент на безопасности: контроль над скачиванием, копированием и печатью документов, защита от скриншотов. Подойдёт, если конфиденциальность документов важнее скорости работы с визуальным контентом.
ELMA365
Российская low-code платформа для автоматизации процессов и документооборота. Позволяет собирать корпоративные порталы, формы и рабочие процессы без разработчиков, поддерживает облачное и локальное развёртывание.
«Первая Форма»
BPM-система для документооборота, управления проектами и CRM с собственным текстовым редактором P7. Даёт логирование действий пользователей, настраиваемые порталы для отделов и интеграцию с 1С и HR-системами. Есть лишь небольшие пробелы: сложно построить сложные маршруты согласования и нет совместной работы в режиме реального времени.
Сравнение возможностей
Как перейти на новую систему без потерь
Рекомендуем двигаться поэтапно:
- Проведите аудит контента. Определите, сколько у вас карточек товаров, файлов, версий и каналов, куда всё это уходит.
- Выберите пилотный участок. Перенесите на новую платформу один отдел или один тип контента, например, карточки для одной категории товаров.
- Протестируйте процессы. Проверьте, как работает поиск, права доступа, синхронизация с площадками, прежде чем переводить остальные команды.
- Обучите сотрудников. Проведите онбординг, подготовьте инструкции и назначьте ответственных в отделе.
- Масштабируйте переход. После пилота постепенно подключайте остальные категории товаров, отделы и каналы продаж.
Такой подход снижает риск ошибок при переносе данных и даёт команде время адаптироваться к новым инструментам, не теряя скорость работы с текущими задачами.
Почему пора забыть про ручное управление контентом
Чем больше у компании карточек товаров, каналов продаж и людей, которые с этим контентом работают, тем выше цена ошибки. Производители товаров постоянно сталкиваются с одними и теми же сценариями: не тот размер изображения на маркетплейсе, устаревшее описание, потерянная версия файла.
Система управления контентом решает проблему: все данные о товаре хранятся в одном интерфейсе, изменения применяются сразу на Ozon, Яндекс.Маркете и других площадках, и можно заранее установить стандарты для каждого канала. Это снижает риски ошибок и ускоряет запуск новых площадок и товаров без рисков получить новые ошибки.
Чтобы упростить работу с товарным контентом, можно использовать Marketprovider. Платформа упрощает работу с каталогом, обработку изображений, синхронизацию карточек с площадками.
Часто задаваемые вопросы
Чем PIM-система отличается от обычного файлового хранилища вроде SharePoint?
PIM-система хранит структурированные карточки товаров: атрибуты, изображения, описания и статус готовности контента для каждого канала. SharePoint такую логику не поддерживает, она хранит файлы без привязки к товарной структуре.
Можно ли постепенно перейти с SharePoint на другую систему, не останавливая работу?
Да, большинство компаний переносят контент поэтапно. Начинают с одного отдела или типа контента, тестируют процессы и только потом переводят остальные команды.
Marketprovider подходит только крупному бизнесу?
Нет, платформа подстраивается под объём каталога, от небольшой команды с сотнями товаров до ритейлера с десятками тысяч карточек и множеством каналов продаж.
Если хотите оценить, сколько будет стоить переход на PIM-систему именно для вашего каталога, начните с пробного доступа к Marketprovider, а наша команда поможет с подбором тарифа.
