Product Information Management (PIM): что это такое и как работает

По мере роста ассортимента и увеличения количества каналов продаж управлять товарной информацией становится все сложнее. Описания могут расходиться, изображения устаревать, а данные о товарах быстро теряют актуальность. Любая неточность отражается на доверии покупателей и самих продажах, особенно при работе на маркетплейсах. В итоге команда тратит слишком много времени на ручные обновления вместо того, чтобы развивать ассортимент и бизнес.

Чтобы устранить этот хаос, компании внедряют Product Information Management (PIM). Pim позволяет хранить все данные в едином пространстве, поддерживать их актуальность и автоматически распространять контент по всем необходимым каналам продаж.

Что такое PIM-система

PIM (Product Information Management) – это система управления информацией о продуктах, которая помогает собирать, структурировать и публиковать сведения из единого центра. PIM-система объединяет в себе все необходимое, чтобы поддерживать единый каталог и актуальную информацию о продуктах. В отличие от обычных хранилищ, сервис позволяет контролировать качество сведений, устранять дубли и автоматизировать подготовку карточек товаров для селлеров на маркетплейсах.

Главная задача сервиса — выстроить эффективное управление данными о продукции на всех этапах ее жизненного цикла. PIM-система дает возможность нескольким подразделениям одновременно работать в единой системе. Благодаря этому снижается объем ручной работы, ускоряется вывод новой продукции на рынок и формируется проверенный материал для всей компании.

Какой информацией о продуктах управляет PIM система

В едином каталоге объединяются данные о товарах, необходимые для работы интернет-магазинов, дилеров, маркетплейсов и других цифровых площадок:

• Основная информация: артикулы, EAN/UPC, наименования, бренды, производители, описание, страна происхождения и вид товара.
• Структура каталога: категории, вариации, взаимосвязи между товарами и их классификация.
• Технические данные: логистические параметры, материалы, ингредиенты, гарантии.
• Маркетинговые данные: SEO-параметры, ключевые слова, уникальные торговые предложения и информация для продуктового маркетинга.
• Коммерческие сведения: цены, отзывы, показатели аналитики.
• Сведения для отдельных каналов продаж: категории маркетплейсов, внутренние идентификаторы, ограничения по длине заголовков, значения атрибутов, характеристики и параметры формирования карточек товаров.
• Локализованный контент: переводы, региональные версии описаний и упаковки.
• Информация о поставщиках: контакты, электронные документы, сертификаты и сведения о производстве.

PIM-система управляет различными типами данных о продуктах, обеспечивая их хранение, обновление и своевременную публикацию.

Для чего используется и какие выполняет функции PIM система

В условиях высокой конкуренции на рынке e-commerce и на маркетплейсах внедрение PIM становится стратегическим инструментом для управления ассортиментом и качеством данных о продуктах.

Что делает PIM:

• Хранит и обновляет материал о продуктах.
• Структурирует каталог и управляет ассортиментом.
• Формирует полное описание, характеристики и медиаконтент.
• Автоматизирует подготовку карточек товаров для различных площадок.
• Организует совместную работу сотрудников, поставщиков и подрядчиков.
• Отслеживает изменения и контролирует качество контента.
• Управляет взаимосвязями и значениями атрибутов.
• Интегрируется с ERP, CMS, интернет-магазинами и маркетплейсами.
• Автоматически публикует актуальную информацию.

PIM-система позволяет быстрее обновлять информацию о товаре, снижать количество ошибок и ускорять вывод новых позиций на рынок. Они могут работать как в облаке, так и в локальной инфраструктуре, при этом поддерживая отраслевые и универсальные сценарии с возможностью кастомизации.

Как работает PIM

Модель строится вокруг единого процесса управления информацией и включает несколько последовательных этапов:

1. Загрузка данных
   Данные о товарах поступают из различных учетных систем и иных источников. Платформа объединяет их в единую модель продукта и формирует единое хранилище.
2. Обогащение информации
   Карточки продукции дополняются необходимым контентом и одновременно выполняется проверка полноты, корректности и качества информации непосредственно перед публикацией.
3. Согласование и управление
   Данные проходят поэтапное утверждение, где ответственные сотрудники могут отслеживать изменения и управлять версиями.
4. Публикация
   После завершения подготовки система помогает автоматически выгружать информацию на внешние площадки.

Виды PIM-систем

Существуют различные концепции, которые отличаются способом развертывания, возможностями настройки и уровнем контроля над данными:

• Облачные PIM-системы (Cloud, SaaS). Размещаются в облачной инфраструктуре и доступны через браузер. Один из наиболее популярных - Akeneo PIM Cloud.
• Локальные PIM-системы (On-Premise). Устанавливаются на серверах компании и обеспечивают полный контроль над данными, настройками и внутренними процессами. Данный вариант подходит предприятиям с повышенными требованиями к информационной безопасности.
• PIM-системы с открытым исходным кодом (Open Source). Адаптируют платформу под индивидуальные бизнес-процессы и расширять функциональность по мере развития компании. Наиболее распространенным решением этого класса считается Akeneo PIM Community Edition.
• Специализированные отраслевые решения. Разрабатываются с учетом специфики отдельных отраслей, например производства, дистрибуции, fashion, DIY или электронной коммерции.

Преимущества внедрения PIM-системы в продуктовом маркетинге

Основные преимущества автоматического структурирования информации в продуктовом маркетинге:

• Формирование координированного подхода к работе с товарным контентом и структурой продуктового каталога.
• Повышение точности информации о товарах за счет контроля атрибутов и автоматической валидации данных.
• Ускорение процессов обновления контента и синхронизации информации на маркетплейсах и других площадках.
• Улучшение аналитики по ассортименту и выявление товаров с недостаточным уровнем контента.
• Оптимизация управления данными о товарах при масштабировании бизнеса.
• Снижение нагрузки на команду специалистов.
• Повышение качества интеграции между внутренними системами и внешними каналами реализации.
• Сокращение времени подготовки материалов для маркетплейсов и рекламных площадок.

В результате модель становиться универсальным инструментом, который помогает компаниям эффективно управлять ассортиментом при росте бизнеса.

Признаки необходимости внедрения ПИМ

Интеграция PIM system становится необходимой не в момент масштабирования бизнеса, а когда управление товарной информацией начинает требовать больше времени и ресурсов, чем сам процесс продаж. Ниже представлены ключевые признаки, которые указывают на то, что компании уже требуется система для централизованного управления данными о продуктах:

• Большое количество продуктов и частые изменения ассортимента
  Если ассортимент регулярно обновляется и расширяется, особенно в таких категориях, как электроника, мода, косметика или DIY, управлять информацией вручную становится сложно.
• Одновременная работа множества сотрудников с данными
  Когда несколько отделов одновременно редактируют информацию о товарах, возрастает риск ошибок и дублирования.
• Сложная структура продуктов и большое количество атрибутов
  Если товары имеют множество характеристик и вариаций, работа в таблицах и разрозненных базах данных становится неэффективной.
• Требования к качеству данных и их соответствию стандартам
  При работе с большим объемом информации важно отслеживать изменения и контролировать версионность.
• Множество источников данных и поставщиков
  Если информация поступает из разных систем и от множества поставщиков, ручная обработка становится затруднительной.
• Разные сегменты клиентов и форматы представления товаров
  Когда компания работает с несколькими типами клиентов, требуется адаптация контента под разные аудитории.
• Продажи через несколько каналов одновременно
  Если бизнес использует сайт, печать, мобильные приложения и маркетплейсы, требуется единая система управления контентом.
• Работа на международных рынках
  При выходе на зарубежные рынки возникает необходимость локализации контента и управления мультиязычными версиями товаров.

Если компания сталкивается сразу с несколькими такими признаками, это означает, что текущая модель работы с данными уже неэффективна. В этом случае внедрение PIM становится логичным решением для того, чтобы ускорить работу всех бизнес-процессов, связанных с товарными данными.

Кому будет полезна модель PIM system

PIM обеспечивает работу в разных отраслях и форматах бизнеса. Чем сложнее структура данных и больше точек публикации, тем выше ценность системы для централизованного управления информацией о продуктах. Она особенно нужна продавцам на маркетплейсах, где требования к контенту разных площадок отличаются и требуют постоянной адаптации.

PIM system подходит следующим категориям пользователей и бизнес-задач:

• Производителям продукции, которым необходимо быстро и точно передавать информацию о товарах во все каналы дистрибуции и продаж.
• Селлерам на маркетплейсах, которым нужна система для централизованного управления товарным контентом.
• Отделам продаж, которым требуется актуальная и структурированная информация о продуктах для подготовки предложений и работы с клиентами.
• Менеджерам в электронной коммерции, которым важно регулярно обновлять контент, улучшать пользовательский опыт и повышать конверсию.
• Маркетинговым командам, работающим с большим объемом информации.

Использование PIM возможно для компаний любого масштаба, особенно там, где есть сложный ассортимент, множество поставщиков и регулярные изменения данных. Внедрении системы становится ключевым этапом цифровизации для компаний с активными продажами через маркетплейсы.

Выбор PIM сервиса: на какие критерии важно обратить внимание

Выбор системы управления информацией о продуктах — важный шаг для любой компании. Чтобы PIM система соответствовала задачам бизнеса, необходимо учитывать насколько удобно будет работать с данными в долгосрочной перспективе и как система впишется в существующую инфраструктуру. Ключевые критерии выбора PIM системы:

• Формат решения: разработка или готовая модель
  Готовые решения быстрее запускаются и проще в поддержке, тогда как кастомная разработка требует больше ресурсов, но дает максимальную гибкость.
• Гибкость и настройка платформы
  Важно, чтобы PIM позволяла гибко настраивать структуру каталога, карточки товаров и процессы работы без сложной разработки.
• Интеграция с внешними и внутренними структурами
  Критически важно, чтобы PIM система поддерживала интеграции с ERP, CRM, CMS и каналами сбыта, включая кабинеты маркетплейсов.
• Работа с данными и контентом
  Важно, чтобы система позволяла эффективно обрабатывать всю информацию о продукте в PIM без хаоса в таблицах.
• Настройка процессов и автоматизация
  Платформа должна поддерживать гибкую настройку рабочих процессов и автоматизацию обновления данных.
• Масштабируемость и развитие
  Разработанная концепция должна уверенно работать с ростом ассортимента, увеличением объема данных и расширением рынка сбыта.
• Стоимость владения
  Оцениваются не только затраты на внедрение, но и обслуживание, обновления и доработки.

Важно протестировать сервис на реальных сценариях. Это позволяет понять, насколько удобно внедрять PIM в текущие процессы и как сервис справляется с реальными задачами управления контентом. При грамотном подходе PIM должна стать инструментом, который поддерживает рост бизнеса без потери качества информации о товарах.

Этапы: как внедрять PIM систему

Внедрение PIM системы – это комплексный процесс, который требует последовательной подготовки и настройки основных бизнес-процессов. Основные этапы внедрения включают:

1. Анализ задач и подготовка требований. Определяются цели, текущие проблемы в работе с данными, источники информации о товарах и требования различных структур компании.
2. Проектирование модели данных. Формируется структура каталога, определяются категории, атрибуты, связи между товарами и правила заполнения информации в PIM.
3. Выбор решения и настройка PIM системы. Подбирается подходящая платформа, после чего выполняется настройка функционала, ролей пользователей и рабочих процессов.
4. Интеграция с внутренними и внешними системами. Настраивается обмен данными с ERP, CRM, CMS, DAM, интернет-магазином, маркетплейсами и другими каналами сбыта.
5. Миграция и подготовка данных. Выполняется загрузка данных в PIM, очистка информации, устранение дублей и приведение контента к единому стандарту.
6. Тестирование и запуск системы. Проверяется корректность работы процессов, качество данных и готовность пользователей к работе.
7. Развитие и оптимизация PIM системы. После запуска выполняется улучшение процессов, подключение новых каналов, расширение каталога и дальнейшая автоматизация работы.

Грамотно организованное внедрение позволяет избежать проблем с качеством данных 

Типичные проблемы при внедрении PIM

Основные сложности представляют:

• Низкое качество исходных сведений. Разрозненная информация, дубли, устаревшие описания и неполные характеристики. Перед внедрением необходимо провести аудит.
• Отсутствие продуманной структуры данных. Без правильно сформированной модели сложно обеспечить эффективную работу с товарами.
• Сложности интеграции с существующими системами. Подключение ERP, CRM, CMS, DAM, маркетплейсов и других сервисов требует технической экспертизы.
• Недостаточная подготовка сотрудников. Без обучения команды система может использоваться не в полной мере.
• Неверная настройка процессов внутри PIM. Если заранее не определить роли, зоны ответственности и этапы согласования, управление информацией о товарах может остаться сложным.
• Недооценка сложности внедрения. Попытка внедрить PIM только внутренними силами без опыта подобных проектов зачастую приводит к увеличению сроков и дополнительным затратам.
• Отсутствие поддержки после запуска. Без регулярного сопровождения компания может не использовать весь потенциал системы.

Профессиональная команда поможет правильно спроектировать модель данных, выполнить настройку платформы, настроить интеграции и избежать ошибок, которые могут привести к дополнительным расходам. Делегирование задач экспертам позволяет получить максимальную отдачу от инвестиций в автоматизацию процессов.

FAQ

Сколько времени занимает внедрение ПИМ системы?

Срок зависит от количества товаров, сложности структуры каталога, объема данных и необходимости интеграции с другими сервисами. Простые проекты могут быть запущены за несколько недель, тогда как внедрение в крупных компаниях с большим ассортиментом занимает несколько месяцев.

Что нужно подготовить перед внедрением модели?

Перед внедрением необходимо актуализировать весь материал о товарах. Важно провести аудит имеющегося контента, удалить дубли и привести информацию к единому формату. Чем качественнее подготовлены сведения, тем быстрее проходит настройка системы и запуск процессов.

Чем PIM отличается от ERP, CRM и CMS?

ERP используется для управления внутренними операциями компании, например учетом, закупками и производственными процессами. CRM помогает работать с клиентами и продажами, а CMS отвечает за управление содержимым сайта. PIM специализируется на управлении информацией о продуктах, позволяя централизованно хранить, обогащать и распространять данные о товарах по разным каналам сбыта.

Как ПИМ система работает с изображениями и другими медиафайлами?

Модель позволяет связывать изображения, видео, инструкции, сертификаты и другие файлы с конкретными товарами в каталоге. Для более глубокой работы с цифровыми активами PIM может использовать интеграцию с DAM системой.

Можно ли перенести существующие карточки товаров?

Да, перенос существующих карточек товаров в PIM возможен из Excel, ERP, CRM, интернет-магазинов и других источников данных. Перед загрузкой информация проходит проверку, очистку и преобразование под модель данных новой системы.

Какие маркетплейсы можно подключить к PIM системе?

Платформа может интегрироваться с различными маркетплейсами, таким как Wildberries, Ozon, Яндекс Маркет и другим площадкам. ПИМ в своей работе учитывает требования каждой площадки.